Respecter le décorum de la vidéoconférence se fait de 4 manières :
- Établissez un contact visuel adéquat
- Maintenez ce contact visuel, que vous parliez ou non
- Choisissez un arrière-plan approprié
- Portez attention à votre posture et à votre langage corporel
Fire bonne impression lors d’une vidéoconférence est aussi important que lors d’une réunion en personne. Cpendant, les gens ne semblent pas tous d’accord sur ce point. Il importe donc de respecter le décorum de la vidéoconférence pour vous présenter de manière professionnelle, et ce, en toutes circonstances.
Qui ne s’est jamais retrouvé devant un participant en pyjama lors d’une réunion ou d’une autre qui fixe constamment un deuxième écran? Certains ne se gênent même pas pour écrire des messages avec leur téléphone.
Il s’agit d’un manque de professionnalisme. Cela donne l’impression que la réunion n’est ni importante ni intéressante pour ces personnes.
Lorsque les employés ou les membres du personnel contreviennent aux règles « non écrites » de la vidéoconférence, la désolation règne. Si vous êtes la personne qui anime la discussion, vous voulez — en tant que professionnel — assurer que l’équipement fonctionne correctement. Cela comprend :
- Webcaméra
- Haut-parleurs
- Microphone
- Anneau lumineux
Soyez ponctuel et préparez votre intervention avant de prendre la parole. Ordonnez votre espace de travail pour éviter toute distraction visuelle. Faites en sorte que votre bureau à domicile est aménagé pour améliorer votre productivité en télétravail.
Ce sont des marques de professionnalisme. Une fois cela fait, concentrez vos efforts sur votre apparence. Mettez les conseils suivants en pratique et soyez la personne dont le professionnalisme est tout simplement irréprochable lors des appels vidéo, que vous preniez la parole ou non.
4 manières de respecter le décorum de la vidéoconférence et de projeter une image professionnelle
D’emblée, il faut reconnaître que la vidéoconférence n’est pas conviviale pour tous. Plus de 4% des personnes se soucient davantage de leur apparence lors d’une vidéoconférence de leurs propos.
Or, ils ignorent que certains comportements peuvent être très dérangeants pour l’ensemble des participants à la réunion. Vous pouvez maintenir leur attention en interagissant avec eux.
Prenez le temps de saluer chaque personne présente et aidez les recrues à agir correctement dans un tel contexte en observant le décorum. Activez la fonction de clavardage afin que les participants puissent communiquer avec vous sans interruption.
Vous pouvez ainsi optimiser l’éclairage (ou l’améliorer grâce à un anneau lumineux). Faites un essai avec l’appel vidéo et adaptez l’angle en conséquence. Réduisez les distractions. Désactivez les notifications de votre téléphone et faites savoir à la maisonnée que vous êtes sur le point d’assister à un appel vidéo important.
En plus de ce qui est énuméré ci-dessus, il importe de :
1. Établissez un contact visuel adéquat
Bien des gens ignorent qu’ils doivent fixer la caméra pour établir un contact visuel en contexte de vidéoconférence. Non pas l’écran. Afin d’établir un lien privilégié avec les participants, assurez-vous de regarder directement la caméra lorsque vous parlez.
C’est comme si, dans la réalité, vous établissiez un contact visuel avec un des spectateurs. Si vous prononcez un discours, vous voulez vous adresser à votre auditoire plutôt que de lire un texte devant les participants.
En fixant la caméra, vous intéresserez davantage l’auditoire à vos propos. Les participants porteront plus d’attention à votre message et seront davantage portés à interagir avec vous durant la vidéoconférence.
Ce faisant, ils vous trouveront plus sympathiques et l’effet que vous avez sur eux s’en trouve multiplié. Assurez-vous toutefois de ne pas dévisager les autres. Vous rendrez les autres inconfortables. Posez votre regard ailleurs de temps en temps.
2. Maintenez le contact visuel, que vous parliez ou non
Maintenez ce contact visuel même lorsqu’une autre personne parle. Il s’agit de la forme de communication non verbale la plus importante qui soit. Regarder une autre personne dans les yeux est aussi une marque de respect. (Encore une fois, évitez de dévisager les autres pour ne pas les rendre inconfortables.)
Participez à la réunion. Manifestez votre attention en hochant la tête, en faisant de brèves remarques et, surtout, en regardant la caméra de face plutôt que de braquer constamment les yeux sur un écran latéral.
Par ailleurs, établir un contact visuel démontre que :
- Vous êtes intéressé par les propos d’autrui
- Vous êtes attentif à ce qui est dit
- Vous témoignez du respect envers la personne qui parle
- Vous comprenez ce qui est dit
- Vous êtes à l’écoute, ce qui favorise la confiance
- Vous encouragez les échanges
L’absence de contact visuel est inappropriée et sème la confusion. Cela pousse aussi les autres à remettre en question votre autorité et votre expertise. Enfin, cela réduit la portée de vos propos.
3. Choisissez un arrière-plan approprié
Allez-y avec quelque chose de propre, de minimaliste et d’épuré.
Imaginez que vous invitez vos interlocuteurs dans votre bureau. Pour rendre les réunions des plus productives, cet espace doit être ordonné, bien éclairé et exempt de distractions. Il en va de même en contexte de vidéoconférence.
Si les distractions visuelles abondent en arrière-plan, la capacité de concentration de votre auditoire en sera grandement affectée. Vous pourriez même voir apparaître des visages crispés.
Le cerveau humain a besoin d’ordre pour fonctionner de manière optimale. Si l’environnement que vous créez distrait les autres, vous perdez leur attention et vos propos ne sont pas entendus.
Rendez les autres plus à l’aise en optant pour un arrière-plan épuré d’apparence professionnelle lors de vos appels vidéo.
4. Portez attention à votre posture et à votre langage corporel
Ces deux éléments importants doivent absolument être pris en considération. Tenez-vous bien droit et appuyez votre dos contre le dossier. Participez aux échanges et employez vos mains s’il y a lieu, comme si vous étiez en présence des participants.
Vous favorisez les interactions et aiderez les autres à bien comprendre vos idées. Si vous vous affalez sur votre chaise ou que vous détournez constamment les yeux, votre interlocuteur aura bien plus de difficulté à reconnaître votre professionnalisme.
Une vidéoconférence doit s’apparenter à une réunion en personne
En définitive, vous voulez mener vos vidéoconférences comme vous le feriez si les échanges se déroulaient en personne. Mettez ces conseils en pratique et présentez-vous dans la salle de réunion (réelle ou virtuelle) avec confiance, les yeux pétillants, pour gagner en productivité.
Chez Kensington, nous comprenons que le quotidien de tous a été profondément bouleversé et que les grandes organisations tout comme les petites entreprises doivent se parer à toutes éventualités.
Nous avons donc créé cette série sur les bases de la vidéoconférence et les pratiques d’excellence pour vous aider à gagner en confiance et en professionnalisme lorsque vous participez à une vidéoconférence.
Il est bien plus simple de se présenter de manière professionnelle avec les bons accessoires technologiques.