Om betekenisvolle virtuele banden met collega's, klanten of een publiek te op te bouwen moet u altijd dit doen:
- Maak oogcontact
- Maak het persoonlijk
- Zorg voor genoeg bewegingsruimte
- Besteed aandacht aan elke deelnemer
Contact maken met uw publiek is de sleutel voor succesvolle gesprekken. Maar dit is lastig bij videovergaderingen.
Videovergaderen verbetert de communicatie en uw relatie met uw personeel of collega's. 35% van de werknemers zegt zich meer betrokken te voelen wanneer ze deelnemen aan een videogesprek op het werk. Ze voelen zich ook meer gewaardeerd in het bedrijf en de bedrijfscultuur.
Toch geven veel mensen (26%) aan dat virtueel contact maken te moeilijk is en niet iets waar ze makkelijk iets aan kunnen doen. Deze werknemers voelen zich niet gehoord. Net zoveel mensen zeggen dat ze het moeite hebben met het overbrengen van non-verbale communicatie.
Wat is dan de oplossing voor mensen die het lastig vinden persoonlijk contact te maken tijdens een videovergadering? Deze tips kunnen u helpen, of u nu een groot of klein publiek heeft.
4 Tips voor online vergaderingen om betekenisvolle virtuele banden op te bouwen
Menselijk contact is een basisbehoefte van de mens. Zo krijgen ze een gevoel van eenheid met vrienden, familie en collega's. Mensen kunnen hun ervaringen delen, vergelijkbare ideeën communiceren en gerelateerde gevoelens overbrengen.
De afgelopen twee jaar hebben bedrijven meer videovergaderingen gevoerd omdat meer mensen thuis werkten. Bijna de helft - (46%) van de succesvolle managers- weet dat regelmatige en consistente contactmomenten met hun personeel een noodzaak zijn. Dat is eenvoudiger met videovergaderingen.
Niet alleen helpen deze managers hun medewerkers bij het configureren van hun thuiskantoor voor meer productiviteit, maar ze helpen hen ook goed te presteren door virtueel contact te houden. Ze begrijpen hoe belangrijk het is om een virtuele band met hun personeel te hebben.
Dus hoe kunt u deze band opbouwen met uw collega's, personeel en anderen die op kantoor werken? Hier zijn vier tips die mensen kunnen gebruiken om beter contact te maken bij videovergaderingen.
1. Maak oogcontact
Oogcontact speelt een belangrijke rol bij de communicatie met andere mensen. Volgens een artikel dat in het Michigan State University News is gepubliceerd kan het belang van oogcontact in een paar punten worden samengevat:
- Oogcontact opent de communicatie (en kan deze ook afsluiten)
- Mensen associëren geloofwaardigheid met meer oogcontact
- Mensen interpreteren een gebrek aan oogcontact als een teken van desinteresse
- Een gebrek aan oogcontact (of juist staren) wordt als vijandig gezien
Omdat oogcontact zo belangrijk is, moet u ervoor zorgen dat uw schermen juist zijn opgesteld zodat kijkers kunnen zien dat u oogcontact maakt. Plaats uw webcam waar u in de camera zult kijken. Plaats de webcam niet links of rechts van uw monitor.
2. Maak het persoonlijk
Een menselijke en open houding richting de mensen aan de andere kant van de videovergadering is van cruciaal belang als u persoonlijk contact wilt maken. Begin over luchtige onderwerpen als het weer of deel een grappig weetje over uzelf of iets leuks dat u in het weekend hebt gedaan. Vraag anderen om hetzelfde te doen. Dit helpt om het ijs te breken en een band op te bouwen.
Meer persoonlijk contact maken heeft een aantal grote voordelen: Dit zijn onder meer:
- U krijgt de mogelijkheid om anderen te helpen (of hulp te krijgen als dat nodig is)
- Het overbrugt de afstand tussen u, uw team, collega's en ander personeel
- Iedereen kan op een openhartige en prettige manier ideeën uitwisselen
- U kunt meer open zijn bij het delen van professionele expertise
- Open communicatie leidt tot mogelijkheden
Wanneer u een persoonlijke band opbouwt met uw collega's, krijgt u de mogelijkheid om contact met uw collega's te hebben op een manier die echter aanvoelt. Het is echt een onbetaalbaar voordeel, zeker als videogesprekken de voornaamste manier van communicatie vormen.
3. Zorg voor genoeg bewegingsruimte
Tijdens het videogesprek wilt u kunnen bewegen. Dat betekent niet dat u op moeten staan of woeste (en afleidende) gebaren moet maken. Maar het is niet natuurlijk om volkomen stil te zitten en helemaal niet te bewegen.
Geforceerd stilzitten tijdens een videovergadering maakt mensen ongemakkelijk en kan uzelf ook een ongemakkelijk gevoel geven. Wanneer u plek vrijhoudt in het beeld voor handgebaren of eenvoudige lichaamsbewegingen, komt u natuurlijker over.
Het voelt ook meer alsof u in dezelfde ruimte bent als uw publiek. Zo kunt u meer persoonlijk contact maken met de andere mensen die deelnemen aan het videogesprek.
4. Besteed aandacht aan elke deelnemer
Mensen willen zich bevestigd voelen. Ze willen het gevoel krijgen dat u luistert wanneer ze aan het woord zijn. Vermeld af en toe punten die door anderen zijn gemaakt om te bevestigen dat u hen hebt gehoord en de informatie hebt ontvangen. Zo krijgt u ook de mogelijkheid om stappen te bespreken die nodig zijn om verder te komen.
U kunt bijvoorbeeld zeggen: 'Zoals John eerder zei' of 'Ik vond het heel goed wat Melissa zei'. Wanneer u vermeldt en bevestigt wat andere hebben gezegd tijden het videogesprek, verbetert u de communicatielijnen, wat goed is voor het persoonlijk contact. Ook verbetert het de focus.
Een band smeden met uw publiek is essentieel bij videovergaderingen
Wanneer u persoonlijk contact kunt maken tijden een videovergadering (of op elk ander moment), blijft u gefocust en in interactie met uw collega's. Het is ook heel motiverend.
Andere voordelen van persoonlijk contact met uw collega's tijdens een videogesprek zijn:
- Iedereen krijgt de kans om iets te vragen of vertellen
- Betere samenwerking en communicatie (met name non-verbale communicatie)
- Maakt het managen van extern en hybride personeel eenvoudiger
- Verbetert productiviteit en vermindert overbodigheid
- Verhoogt de betrouwbaarheid (van personeel en processen)
- Verrijkt de bedrijfscultuur
Met behulp van deze eenvoudige tips kunt u contact maken met uw publiek en u van uw menselijke kant laten zien, in plaats van alleen als een zwevend gezicht op hun scherm. En als u maar een van deze adviezen gebruikt, zorg er dan voor dat het de tip is om oogcontact te maken met uw publiek!
Virtueel contact maken met uw publiek is eenvoudiger met de juiste hulpmiddelen.